Diverse aziende e studi professionali già operano con documenti digitalizzati: questo consente un notevole risparmio di carta e di spazio rispetto alla tradizionale gestione cartacea.

Tuttavia, con questa modalità fai-da-te rimangono da risolvere alcuni problemi:

• Un documento digitale può essere archiviato, ma non leggibile come elemento di testo, e quindi non ricercabile.

• Spesso le aziende spendono molto tempo a ricostruire lo storico di un cliente o fornitore: chi è? Quali ordini ha fatto in passato? Quali pratiche lo riguardano?

• Spesso ogni dipendente archivia i documenti in digitale alla propria maniera, senza una procedura standard, il che complica ancora di più il collegamento tra documenti dello stesso cliente o pratica

• Integrazione: spesso una stampante multi funzione semplifica il lavoro di archiviazione digitale, ma lascia alcuni fastidi, come il doversi alzare continuamente per scannerizzare documenti

• I dipendenti devono già imparare a usare troppi software: per questo motivo l’azienda non adotta un ulteriore software di document management, che semplificherebbe tutti i passaggi sovracitati

TA Easy Folder è un software che non richiede una formazione particolare, si integra con tutti i gestionali e si controlla direttamente dalla stampante multi funzione.

Questo lo rende un aiuto fondamentale per chi vuole portare la digitalizzazione intelligente in ufficio.